Verfahrensanweisung
Detaillierte Beschreibung eines Arbeitsablaufs
1. Was ist eine Verfahrensanweisung?
Eine Verfahrensanweisung ist ein detailliertes Dokument, das die einzelnen Schritte und Verantwortlichkeiten für die Durchführung eines bestimmten Arbeitsablaufs oder Prozesses festlegt. Sie beschreibt wer was wann wie und womit zu tun hat, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Im Gegensatz zur Arbeitsanweisung, die sich auf die Ausführung einer einzelnen Aufgabe konzentriert, beschreibt die Verfahrensanweisung einen kompletten, oft komplexeren Ablauf mit mehreren Beteiligten und Schnittstellen. Sie dient als verbindliche Richtlinie und trägt zur Standardisierung von Prozessen bei.
2. Zweck und Bedeutung von Verfahrensanweisungen
Verfahrensanweisungen haben mehrere wichtige Zwecke. Sie gewährleisten die Konsistenz und Einheitlichkeit bei der Durchführung wiederkehrender Prozesse, unabhängig davon, welcher Mitarbeiter die Aufgabe übernimmt. Dies führt zu einer höheren Qualität der Ergebnisse und reduziert Fehler. Sie dienen als Grundlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und als Referenz für erfahrene Mitarbeiter. Zudem fördern Verfahrensanweisungen die Effizienz, indem sie klare Abläufe definieren und unnötige Schritte vermeiden. Sie sind oft ein wichtiger Bestandteil von Qualitätsmanagementsystemen (z.B. ISO 9001) und tragen zur Compliance mit internen und externen Vorgaben bei.
3. Typische Inhalte und Struktur einer Verfahrensanweisung
Eine gut strukturierte Verfahrensanweisung enthält in der Regel folgende Elemente:
Titel und eindeutige Kennzeichnung des Verfahrens
Geltungsbereich: Für welche Bereiche oder Abteilungen gilt die Anweisung?
Ziele des Verfahrens: Was soll mit dem Verfahren erreicht werden?
Verantwortlichkeiten: Wer ist für welche Schritte im Verfahren zuständig?
Detaillierte Beschreibung des Ablaufs: Die einzelnen Schritte werden in logischer Reihenfolge beschrieben, oft nummeriert oder mit Flussdiagrammen visualisiert.
Benötigte Ressourcen: Welche Materialien, Werkzeuge oder Systeme werden benötigt?
Sicherheitsvorkehrungen und besondere Hinweise: Falls relevant, werden Sicherheitsaspekte oder spezielle Anweisungen aufgeführt.
Dokumente und Aufzeichnungen: Welche Formulare, Berichte oder Aufzeichnungen sind im Rahmen des Verfahrens zu erstellen und zu verwalten?
Anhänge: Zusätzliche Informationen oder Vorlagen.
Eine klare und verständliche Formulierung sowie eine logische Struktur sind entscheidend für die Effektivität einer Verfahrensanweisung.