Rapportzettel

Ein Rapportzettel, oft auch als Arbeitsnachweis, Leistungsnachweis oder Stundenzettel bezeichnet, ist ein Formular oder ein digitales Dokument, das die Details der vor Ort beim Kunden oder auf einer Baustelle erbrachten Leistungen dokumentiert. Er wird in der Regel vom ausführenden Mitarbeiter (z.B. Handwerker, Servicetechniker) direkt nach Abschluss der Arbeiten ausgefüllt und vom Kunden oder dessen Vertreter gegengezeichnet, um die Richtigkeit der Angaben zu bestätigen. Der Rapportzettel enthält typischerweise Informationen wie das Datum und die Uhrzeit der Leistungserbringung, die Art der durchgeführten Arbeiten, die aufgewendete Arbeitszeit (oft nach Stunden oder Tätigkeiten aufgeschlüsselt), die verwendeten Materialien und gegebenenfalls spezielle Anmerkungen oder Besonderheiten.

Der Rapportzettel erfüllt mehrere wichtige Zwecke:

Dokumentation der erbrachten Leistung: Er dient als detaillierter Nachweis darüber, welche Arbeiten tatsächlich ausgeführt wurden.

Grundlage für die Rechnungsstellung: Die Informationen auf dem Rapportzettel bilden die Basis für die Erstellung der späteren Rechnung an den Kunden.

Erfassung von Arbeitszeit und Materialverbrauch: Er ermöglicht eine genaue Erfassung der für den Auftrag benötigten Arbeitszeit und der verbrauchten Materialien.

Kundenbestätigung: Die Unterschrift des Kunden bestätigt die Richtigkeit der Angaben und beugt späteren Unstimmigkeiten vor.

Interne Abrechnung und Kostenkontrolle: Der Rapportzettel kann intern zur Zuordnung von Arbeitszeiten und Materialkosten zu bestimmten Aufträgen oder Projekten verwendet werden.

 

Ein vollständiger Rapportzettel sollte folgende Angaben enthalten:

Name und Adresse des Auftragnehmers (Firma).

Name und Adresse des Auftraggebers (Kunde).

Datum und Uhrzeit der Leistungserbringung (Beginn und Ende).

Genaue Beschreibung der durchgeführten Arbeiten.

Aufschlüsselung der Arbeitszeiten (z.B. nach Tätigkeiten oder Stunden).

Detaillierte Auflistung der verwendeten Materialien mit Mengenangaben.

Eventuelle Besonderheiten oder Anmerkungen zum Auftrag.

Name und Unterschrift des ausführenden Mitarbeiters.

Name und Unterschrift des Kunden oder dessen Vertreters zur Bestätigung.

Rapportzettel sind ein wichtiges Bindeglied zwischen der erbrachten Leistung vor Ort und der administrativen Weiterverarbeitung im Büro. Sie gewährleisten eine transparente und nachvollziehbare Abrechnung der Leistungen. Die sorgfältige und vollständige Ausfüllung des Rapportzettels direkt nach Abschluss der Arbeiten ist entscheidend, um Fehler und Unstimmigkeiten zu vermeiden. Im Büro werden die Informationen vom Rapportzettel in der Regel in ein Abrechnungssystem oder eine Handwerkersoftware übertragen, um die Rechnung zu erstellen. Digitale Rapportzettel, die über mobile Geräte erfasst werden können, ermöglichen oft eine direkte Übertragung der Daten in das Abrechnungssystem, was den administrativen Aufwand reduziert und die Fehleranfälligkeit minimiert. Die aufbewahrten Rapportzettel dienen zudem als wichtige Dokumentation im Falle von Rückfragen oder Reklamationen.