Dokumentenmanagement-System (DMS)

Dokumentenmanagement (DM) umfasst die gesamte Organisation, Speicherung, Verwaltung und Kontrolle von Dokumenten und Informationen in einem Unternehmen oder einer Organisation. Es beinhaltet die Erfassung, Ablage, Indexierung, Bearbeitung, Verteilung, Archivierung und Löschung von Dokumenten in elektronischer oder physischer Form. Ziel des Dokumentenmanagements ist es, Informationen schnell auffindbar, sicher und für die autorisierten Personen zugänglich zu machen und gleichzeitig die Einhaltung von Compliance-Anforderungen zu gewährleisten.

Der Einsatz eines systematischen Dokumentenmanagements verfolgt mehrere wichtige Ziele. Dazu gehören die Verbesserung der Effizienz und Produktivität durch schnellen Zugriff auf benötigte Informationen, die Reduzierung von Kosten durch die Vermeidung von Doppelarbeit und den geringeren Bedarf an physischem Speicherplatz, die Erhöhung der Sicherheit durch die Kontrolle von Zugriffsrechten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Compliance-Anforderungen (z.B. Datenschutz, Aufbewahrungsfristen). Ein gut implementiertes Dokumentenmanagement-System (DMS) ermöglicht eine strukturierte Organisation von Informationen und unterstützt die Zusammenarbeit im Team.

Moderne Dokumentenmanagement-Systeme bieten eine Vielzahl von Funktionen, die die Verwaltung von Dokumenten erleichtern. Dazu gehören die digitale Erfassung von Dokumenten (Scannen, Import), die zentrale Speicherung und Organisation, die Indexierung und Verschlagwortung für eine einfache Suche, die Versionierung von Dokumenten, die Verwaltung von Zugriffsrechten, Workflow-Management zur Steuerung von Bearbeitungsprozessen, Archivierungsfunktionen und oft auch die Integration mit anderen Unternehmensanwendungen. DMS ermöglichen es Unternehmen, ihre Informationsflüsse zu optimieren und die Kontrolle über ihre Dokumente zu behalten.